Teknik Super Mencari Sponshorship

Dalam menjalankan suatu kegiatan pasti membutuhkan bantuan dari sebuah lembaga, baik dari segi pendanaan, segi kegiatan, bantuan barang, bantuan tenaga kerja dan lain-lain. Sponsorship adalah suatu kegiatan mengadakan kerjasama dengan suatu organisasi lain dalam rangka meningkatkan tingkat kesuksesan suatu kegiatan dengan adanya kerjasama tersebut. Tujuan Sponshorship adalah meningkatkan  kualitas kegiatan dari segi pendanaan, property dan rangkaian kegiatannya. Dalam teknik sponshorship sering dikatakan sebagai hubungan timbal balik, karena harus saling menguntungkan. Adapun teknik pelaksanaan sponshorship sebagai berikut :

A.    Partner/ Chanel sponsorship

Ketika anda ingin melakukan suatu kerja sama anda harus mempunyai channel partner, yaitu anda akan bekerjasama dengan siapa saja. Caranya adalah anda mempunyai kenalan orang yang bekerja atau mempunyai hubungan tanggung jawab dengan suatu lembaga, sebanyak-banyaknya dan kantongi contact personnya. Hal itu ditujukan agar saat anda membutuhkan suatu kerjasama, anda tidak repot lagi bertanya-tanya tentang orang yang bisa anda ajak kerja sama. Anda juga harus mempunyai hubungan yang baik dengan suatu lembaga atau perusahaan, artinya anda tidak hanya akrab ketika anda membutuhkan kerja sama saja, tetapi sebelum dan sesudah juga harus sama.

B.     Planning

a.       Media Partner : Media apa yang akan anda gunakan untuk promosi suatu kegiatan, misalkan media social, Koran, radio, pamflet/brosur dan sebagainya. Hal itu ditujukan untuk memasarkan dan memberikan informasi, biasanya mengenai apa kegiatan anda, waktu pelaksanaan, dimana, dengan siapa, tema, dan hal menarik di project tersebut. Buatlah pamflet soft copy untuk anda posting di media social, karena itu sangat penting untuk memberitahu orang mengenai akan segera diadakannya suatu proyek, biasanya diisi dengan kata “Coming Soon”, agar orang mempunyai persiapan, atau setidaknya orang mengetahui jika anda akan melaksanakan suatu project, buatlah pamflet sebagus mungkin.

b.      Mulai merancang kegiatan/ project

1.      Persiapan kegiatan harus dalam jangka waktu yang panjang, minimal 2 bulan persiapan (Jika kegiatan berskala nasional atau besar, minimal 3-4 bulan)

2.      Buatlah proposal yang harus mengandung 5W + 1H, buatlah design proposal sebagus mungkin, karena proposal yang diajukan ke suatu lembaga, tidak seperti diajukan ke kepala sekolah. Biasanya suatu perusahaan menerima proposa itu tidak hanya dari project anda, tetapi hingga menumpuk dan dari perusahaan enggan memilah dari segi isinya satu per satu. Nah dari situlah anda membuat design, jika design proposal anda paling bagus, maka perusahaan akan semakin percaya dan tertarik untuk membaca isinya.

3.      Judul dan isi proposal harus mempunyai kualitas makna /isi yang lengkap dan design yang bagus pula.

4.      Dalam proposal cantumkan, skala kegiatan (Misalkan skala nasional), Target jumlah peserta (Target peserta usahakan besar, tetapi bisa anda jangkau). Dalam hal ini, jika anda ingin sponsor yang besar, buatlah skala kegiatan sebesar mungkin, tetapi jika anda ragu untuk mencari sponsorship, lebih baik membuat acara yang kecil saja, dan tidak usah menggunakan sponshorship.

5.      Tujukanlah proposal untuk perusahaan yang sesuai dengan project anda (misalkan seminar; sponsor PT. Telkom Indonesia)

6.      Lihatlah brand perusahaan yang akan anda ajak kerjasama, artinya jika brand perusahaan sudah brand nasional atau membumi di masyarakat (seperti garuda Indonesia, maka adakan kegiatan yang berskala internasional; jika perusahaan brand kecamatan, adakan kegiatan yang berskala kabupaten)  

7.      Cantumkan Jenis sponsorship, (Sponsor tunggal dan kriterianya dan lainnya)

8.      Tujuan anda mengadakan kerja sama atau sponsor harus bisa menguntungkan antara kedua pihak, artinya perusahaan juga harus memperoleh timbale balik, seperti ikut memasarkan produk dalam kegiatan anda. Jangan sampai anda hanya berpikir untuk mencari dana saja.

9.      Cantumkan Anggaran dan rangkaian kegiatan semenarik mungkin.

C.     Action

a.       Lobi ke sponshorship

1.      Bawalah proposal dan Surat pengantar dari pihak yang mengizinkan project anda (misalkan kepala desa), dalam kotak atau map yang menarik.

2.      Ketika dalam proses Lobi, delegasikan dari tim anda orang yang good public speaking, easygoing, enak dipandang dan yang terpenting adalah orang yang sudah akrab dengan lembaga atau perusahaan tersebut.

3.      Delegasikan 2 orang, yaitu laki-laki dan perempuan, bertujuan untuk menyesuaikan customer service atau bidang kerjasama perusahaan, jika CS nya laki-laki, maka yang maju pertama adalah perempuan dan sebaliknya. Hal ini ditujukan untuk mempengaruhi sugesti dari pihak perusahaan.

4.      Presentasikan project anda semenarik mungkin,

5.      Biasakan dengan menyanjung perusahaan terlebih dahulu, kemudian jelaskan dengan percaya diri (bahwa project akan berhasil), Jelaskan Seputar kegiatan secara rinci tetapi umum, hal-hal apa yang membutuhkan kerja sama dengan perusahaan tersebut.

6.      Jelaskan feedback yang akan perusahaan dapatkan dengan meyakinkan.

7.      Jangan menyebut pihak sponsor lain, jika itu merupakan musuh pasarnya.

8.      Berikanlah contact person yang benar-benar faham mengenai project anda. Apabila perusahaan berbentuk jenis komunikasi misalkan telkom, maka berikan contact person telkomsel.

b.      Kegiatan

1.      Buatlah konsep kegiatan semenarik dan semeriah mungkin.

2.      Buatlah design panggung semenarik mungkin, berikanlah kesempatan kepada perusahaan, seperti waktu untuk memasarkan produk, stand atau lainnya.

3.      Undanglah Guest Star yang sudah terkenal, mengenai pembicara atau yang mengisi seni

D.    Pasca atau Responsible

a.       Berikanlah Laporan kegiatan yang telah dijalankan

b.      Berikanlah reward atas kerja sama

c.       Berikanlah Ucapan terimakasih

d.      Tetap jalin hubungan baik dengan kerjasama, seperti tidak lepas komunikasi dengan pihak perusahaan (kegunaan orang yang akrab), agar anda lebih mudah ketika terdapat project kembali.