Tips | Mengompakkan organisasi

Organisasi dikatakan kompak jika semua komponen melakukan kinerjanya masing-masing. Organisasi adalah sekumpulan orang mempunyai visi untuk suatu tujuan yang sama. Kompak berarti menyeluruh terhadap semua anggotanya,

Organisasi membutuhkan kekompakan, karena setiap aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi membutuhkan kinerja dari seluruh anggota. Kekompakan dimulai dari seorang pemimpin yang menjalankan suatu organisasi.

Memang agak berbeda antara organisasi yang berorientasi laba dan organisasi social atau nirlaba. Dalam organisasi berorientasi laba, biasanya lebih mudah untuk dikompakkan karena memang bertujuan menghidupi diri sendiri dalam organisasi tersebut, tetapi dalam organisasi social atau nirlaba sering sekali mempermasalahkan suatu kekompakkan, karena sedikit keinginan bulat seseorang yang memang mau berkiprah dalam dunia social. Kali ini ada beberapa cara mengompakkan organisasi dengan cara sederhana.

1.      Berdirinya organisasi adalah kesepakatan bersama

Dalam mendirikan suatu organisasi harus berdasarkan suara bersama, artinya seluruh komponen yang ada dalam organisasi harus mempunyai satu visi dan satu tujuan ingin mengembangkan organisasi tersebut. Dengan kata lain, organisasi tersebut tidak merupakan keinginan satu orang atau dua orang saja.

Jika organisasi itu sudah beridir agak lama, artinya memang dicetuskan oleh beberapa orang, maka dalam tim yang baru tersebut harus diadakan perundingan/ penetapan kembali mengenai pembentukan struktur organisasi dan penyatuan visi, agar semua anggota bersikap legowo atau siap bertanggungjawab menjalankan organisasi tersebut.

Dalam pembentukan struktur organisasi pasti memprioritaskan ketua, karena ketua lah yang paling berpengaruh dalam organisasi tersebut. Seorang ketua atau pemimpin harus sudah berpengalaman, orang yang mudah akrab dan rendah hati, serta yang terpenting adalah kesepakatan bersama atau tidak ada pihak yang tersakiti dalam penetapan ketua.

2.      Buat dan Ucapkan janji secara serentak

Ketika proses pengesahan suatu organisasi harus mengucapkan janji yang disaksikan oleh orang banyak, dan hadirkan orang-orang yang menjadi penasehat atau orang yang disegani oleh organisasi tersebut.

Dalam isinya, janji mengatakan bahwa seluruh anggota akan melaksanakan tanggungjawab sebenar-benarnya. Meskipun tampak seperti formalitas, namun hal itu sangat penting untuk penggerak dan penggebrak niat dalam hati masing-masing.

3.      Pilihlah the best pilot for each department

Koordinator sie./department sangatlah penting, karena merekalah yang nantinya akan mengkoordinir anggota selama kepengurusan. Pilihlah orang yang bertanggungjawab dan perhatian, artinya bukan orang yang cuek terhadap masalah anggotanya, karena anggota perlu diperhatikan agar visi dalam hatinya tetap terjaga.

4.      Pemimpin umum atau coordinator harus bersikap perhatian

Perhatian dalam hal ini adalah mengenali semua anggotanya. Seorang Koordinator harus mampu dan mengetahui keadaan setiap anggotanya dimanapun dan kapanpun. Seringlah jalin komunikasi antar koord. ke anggota meskipun hanya sebatas menanyakan kabar. Biasakan menyebar kata-kata motivasi yang bertujuan mengingatkan janji awal komitmen organisasi dan berikan kata-kata pencerahan.

5.      Adakan pertemuan rutin setiap department dan seluruh department

Untuk menjaga komunikasi dan menjalin kemistri serta agar tetap saling mengenal, adakan pertemuan yang membahas mengenai program kerja dan evaluasi kerja sebelumnya agar menuju yang lebih baik dan atau lainnya.

Pembahasan pertemuan tidak harus membahas program kerja, tetapi juga bisa sambil makan bersama atau hiburan dengan ketentuan pembahasan yang efektif atau jangan sampai ada waktu yang kosong atau membuat bosan dan yang terpenting tidak sampai menguras tenaga terlalu banyak, karena akan berdampak pada tingkat kebosanan pada tingkat selanjutnya.

Dalam setiap pertemuan, kemoloran waktu paling maksimal adalah 15 menit, karena jika lebih dari itu, akan menjadi sebuah kebiasaan buruk dan berdampak pada penurunan semangat bagi anggota lain yang disiplin.

6.      Dalam pertemuan biasakan membahas evaluasi diri

Dalam pertemuan, perlu sekali membahas kesibukan masing-masing anggota, saling bertukar masalah dan solusi, biasakan perdamaian bila terjadi konflik.

7.      Pemimpin (umum atau coordinator) harus tegas tetapi tidak kaku

Dalam hal ini, pemimpin harus mampu bersikap professional, artinya ketika dalam acara formal pemimpin harus bersikap elegan dan formal juga (tidak cengengesan), tetapi dalam acara santai pemimpin atau coordinator harus mampu membaur dengan anggota agar anggota merasa didekati dan di perhatikan oleh pemimpinnya.

Pemimpin atau coordinator harus bersifat luwes, artinya ketika menemukan kesalahan pada anggotanya tidak serta merta mengambil langkah tegas seperti member kesan marah atau suatu sanksi, tetapi ambillah langkah dengan klarifikasi secara baik”.

8.      Pemimpin dan anggota harus mempunyai sifat yang legowo

Seorang pemimpin harus mempunyai sifat legowo, yaitu sifat menerima kenyataan atau mengalah untuk kebaikan, artinya pemimpin tidak boleh memaksakan kehendaknya, biasakan kembalikan kepada anggotanya.

Selain itu, anggota juga harus bersikap legowo, tidak boleh bersikap keras kepala atau ibarat kata pendapatnya harus selalu disetujui. Dalam hal ini pemimpin harus selalu mengingatkan kepada anggotanya agar membiasakan sifat tersebut untuk menghindari konflik. Setiap ada konflik selesaikan saat rapat atau pertemuan agar tidak berkelanjutan.

9.      Buatlah baju kebanggan organisasi atau name tag

Baju kebanggan tersebut berfungsi untuk mendorong tingkat kecintaan seluruh anggota pada organisasi. Buatlah baju kebanggan yang merupakan paling bagus dan disetujui semua anggota, agar tidak ada pihak yang merasa tidak pas. Selain itu bisa membuat suatu identitas seperti nama dada, agar setiap anggota mempunyai rasa memiliki organisasi.

10.  Ciptakan titik kumpul atau lokasi kesekretariatan atau posko nongkrong

Tempat ini berfungsi sebagai tempat utama ketika mengadakan kumpul bersama, atau diibaratkan sebagai rumah organisasi tersebut.

Dalam posko kesekrtariatan tersebut buatlah papan yang berisi karya-karya maupun kenangan seluruh anggota organisasi, agar semuanya melihat kenangannya, sehingga mereka tidak mudah terkecoh dengan perpecahan. Contoh karya seperti tulisan atau benda.

11.  Buatlah buku anggota

Buku anggota tersebut berisi data identitas lengkap sebagai data base agar semua anggota mengetahui seluruh face atau identity rekan-rekannya.

Untuk menggerakkan tingkat semangat anggota, dapat dilakukan dengan kompetisi anggota atau pengurus terbaik, pengurus terheboh dan lainnya, sehingga mereka dapat berlomba-lomba untuk mendapatkan apresiasi seperti itu.